リモートワーク時代のチーム仕事術(15分ミーティングの活用)

こんにちは、@kei_yamashita です。

所属はデータソリューション部でスタディサプリのデータ分析関連業務を担当しています。

今回quipperでのブログ投稿は初投稿となりますので、至らないところもあるかもしれませんが、よろしくお付き合いください。

昨年2月ぐらいから、コロナ影響により社会的にリモート勤務の導入が一気に進んだ為、生産性向上に向けて色々な苦労や工夫をされている方が多いのではないかと思います。

今回、オンボーディングのタイミングで実施するミーティングに関して、手軽に導入できて効果があったと思われる施策を1つ紹介したいと思います。(ファクトがあるわけではない為、個人主観になります。また、あらゆる業種に通じるかどうかはわかりませんので、参考程度に見ていただければと思います)

実施施策

◆実施内容

週に2回の15分ミーティング

◆実施背景

チームにジョインしてくれたメンバーに

  • 現場での仕事の進め方の基本的な流れ
  • 利用するツールの種類や利用用途
  • 関係部署や担当者情報

などを共有する事で、早期に戦力化してもらえるようにしています。(オンボーディング)

  • リモート時代以前のやり方

 →出社して対面(リアル)で、60分間の1on1形式で1回だけ実施していた。

  • リモート時代以降のやり方(15分ミーティング)

 →リモートで、15分単位、週2回*2週間(合計60分)を1on1形式で実施するようにした。

なぜ、15分単位で複数回の1on1形式にしたのか?

2つ理由があります。

理由1: 会議の受け手と話し手双方の負担軽減のため

受け手側からすると、

  • 知らない情報を60分間で一気にインプットしなければいけないので負担が大きい。
  • 1回の実施だけだと記憶への定着が弱い。
  • 疑問点が出ても、いきなり先輩にガンガン質問しまくれる人は稀なので受け身になりやすい。

話し手側からすると、

  • 一気に60分ノウハウを話し続けるのは疲れる。
  • 受け手がちゃんと内容理解しているのか?細かな部分まで状況把握しずらい。
  • 話し手は現場リーダーなどが対応する為、基本的に業務で忙しく、60分連続でスケジュール確保するのが難しい場合がある。

理由2: リモートになりミーティング開催のハードルが下がったため

リアルミーティングの特徴

  • 会議室の確保
  • 会議室への移動時間

これらが必要になる為、ある程度まとまった時間&少ない回数でミーティング設定する方が効率が良いです。

リモートミーティングの特徴

  • 会議室確保不要
  • 移動時間不要

PCとWEB環境があればどこでも可能な為、まとまった時間&場所という制約から解放されており、ミーティングをこまめに実施可能です。

上記の理由により、ある程度長い時間(60分)のミーティングでオンボーディングを行うデメリットは前々から感じていましたが、リアルだとそうせざるを得なかったのです。これがリモートになる事で解消された為、15分単位で複数回の1on1形式を実施するに至りました。

15分ミーティング導入による効果

  • 受け手側、話し手側ともに、短時間で会話する必要がある為、優先度の高い内容について効率的なコミュニケーションを必然的に行うようになった。
  • 受け手側に誤った理解があったり、都度聞きたい事が増えたり変化しても、こまめに確認する機会がある為、短期間で補正可能になった。
  • 話し手側が繁忙期でも、15分であればスケジュールをおさえやすかった。
  • 接触回数が増える事で、それ以降のチャットなどでのコミュニケーションも遠慮なくできるようになった。

これらの効果により、以前よりもノウハウを短期間で吸収してもらう事ができるようになりました。 また、作業や手順の出戻りも非常に少なくなった為、中長期的なフォロー工数などの削減にもつながったと思われます。(まだファクトが少ない為、個人主観が入ってます)

f:id:quipper-ja:20210521143309p:plain

まとめ

  1. リアルからリモートに変化する事で、会議室確保、移動時間が不要となった。
  2. ミーティングの時間と回数のコントロールが以前より容易になり複数回のミーティング設定が可能になった。
  3. オンボーディングで「情報のインプット→知識としての理解→実践確認→疑問点の発生→15分ミーティングで疑問点解消→理解の深化→実践力の向上」といったサイクルが回しやすくなり、以前より短期間で実践的な効果を得られやすくなった。

1.の変化により実践可能になった為、まさに、「リモート時代の仕事術」と言えるのではないでしょうか?

今回、オンボーディング実施時の15分ミーティングの紹介という形にしていますが、通常時の業務でも細かな相談などは15分ミーティングを活用することが個人的には増えてきている為、生産性向上に向けて短時間ミーティングをこまめに実施する事は今後も続けていきます。

話がやや飛びますが、選択式週休3日について国会で議論されていたり、マイクロソフトなどの有名企業で週休3日を導入し、生産性が40%上がったという事例も出てきています。週休3日になれば、家族と過ごす時間を増やせたり、副業によるスキルアップや収入アップにつなげたり、趣味の時間の確保による人生が充実するなどのメリットが見込めますが、これらの制度は既存業務の生産性向上が大前提となっている事が大半と思います。

その為、いかに少ない時間で効率化を目指し、生産性向上していけるか?の議論や手法については、なるべく多くの情報が世の中に出てくるといいなと思っています。そういうわけで今回はブログを通して15分ミーティングを紹介させていただきました。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

※当施策は、会社全体に導入しているわけではありません。筆者のチームでの取組み事例の紹介となります。

採用募集中のお知らせ

スタディサプリのデータプランナー/データマネジメント機械学習エンジニア/データサイエンティストを絶賛募集中です!一緒にデータ分析を活用しつつ生産性向上する事で、これからの時代に備えていきましょう!